El siguiente ranking resalta los errores más frecuentes en la realización de un evento de mercadeo:

1 Lanzamiento sobre el tiempo

Por lo general, en las compañías la creación de un nuevo producto es un arduo proceso el cual puede durar semanas, meses e incluso años en desarrollarse; sin embargo, el lanzamiento del producto es una fase con menos tiempo de planificación que la fase de producción.
En estas condiciones los equipos de comunicación y de mercadeo terminan comprometidos con el proyecto sin tener el suficiente tiempo para la planeación del evento.
Por esto, los versados en el tema recomiendan iniciar la fase de planificación del lanzamiento una vez que el producto tenga el aval de la gerencia, de esta manera en el lanzamiento del producto, el equipo de mercadeo tiene el mismo tiempo para planificar y ejecutar la estrategia que el equipo de producción para facturarlo.

2 Perder la atención en los detalles

Muchas veces, se focaliza la atención en aspectos secundarios (la contratación de ciertos artistas o la selección de un salón específico)
y se descuida el motivo real de la actividad. En efecto, no se trata de convocar al público para presentarles un show, sino de elegir un espectáculo que integre una estrategia comunicativa determinada, la cual debe estar formulada de manera clara. 

Al momento de organizar un evento, primero se debe establecer cuáles son los objetivos para llevar a cabo dicha estrategia de mercadeo. Para ello, se pueden responder interrogantes básicos como: ¿Qué tipo de evento se quiere realizar? ¿A quién va dirigido? o indagar sobre el objeto del evento: si es motivar, fidelizar, capacitar, integrar, etc.

3 Falta de unidad de criterios frente a la estrategia

Este es uno de los errores más comunes y evidentes en la ejecución de un evento de cualquier tipo. El recurso humano de la empresa no tienen unificados los criterios frente a la estrategia y sus distintas versiones evidencian contradicciones en la difusión del mensaje. Entonces, sucede que el medio o la campaña comunican una promesa al cliente, pero cuando el consumidor tiene contacto directo por cualquier vía con algún funcionario de la compañía o los organizadores, la percepción de este hacia la estrategia comunicativa, planteada en el evento, cambia negativamente.

4 Descuidar el aspecto logístico

Algunos factores parecen obvios; sin embargo es sorprendente la cantidad de empresas que los omiten al momento de organizar un evento, verbigracia: se calculó de manera errada el número de asistentes y la comida no alcanzó, hubo negligencia con la información transmitida acerca de los horarios y los asistentes llegaron dos horas después de lo previsto, el lugar donde se organizó el evento no tiene fácil acceso (ubicación, distancia, transporte público) y nadie pensó en quienes no tienen vehículo propio para desplazarse hacia dicho lugar. Descuidos como estos generan un impacto negativo en tiempos y costos durante el evento. Cinco problemas logísticos más frecuentes durante un evento son: Selección del lugar. En ocasiones el lugar de celebración presenta problemas de dimensión, iluminación, disponibilidad del sitio, seguridad, facilidad de consecución de equipos, sistemas de comunicación, salida de emergencia y servicios complementarios. 

Meteorología. En eventos al aire libre, el clima puede ser determinante, por lo que es necesario tener a disposición lugares alternativos.
Problemas de salud imprevistos. Los asistentes a un evento pueden abarcar edades y estados de salud diferentes, debido a esto, sea que se organice el evento en el centro de una ciudad o sea en un lugar rural, siempre es necesario tener disponible el teléfono del centro de salud más cercano al lugar donde se va a celebrar el evento.

Proveedores. Contar con una buena agenda de proveedores es imprescindible para quien pretende organizar un evento.
Esta mirada global marca la diferencia entre proyectar un mensaje claro, el cual la gente recordará para siempre, y recibir opiniones de los asistentes como: “nos divertimos, pero no aprendimos nada” o “fue una pérdida de tiempo haber venido aquí”, las cuales reflejan el fracaso en la difusión del mensaje durante la ejecución del acto.

5 Convocatoria ineficiente de medios

Una manera de medir el éxito de un evento es su repercusión en los medios masivos. En efecto, cuando se hace una convocatoria de medios se espera obtener notoriedad, convertirse en noticia y salir en los medios masivos, de no ser así el evento no tendrá trascendencia y perderá impacto tanto con los asistentes como con el publico en general.

6 Descuidar el presupuesto

Establecer el presupuesto para un evento demercadeo es una de las tareas más difíciles que enfrentan los organizadores del evento. Cuando un cliente aprueba el presupuesto presentado para la realización de dicho acontecimiento, no es profesional incluir más gastos en el mismo; por ello es importante incluir en el presupuesto una partida de gastos imprevistos, con el fin de poder soportar gastos extras no contemplados inicialmente.

7 Descuidar la relación costo – beneficio

Existen eventos de alto impacto que, más allá de los comentarios eufemísticos de la ocasión, no generan, en el staff, los resultados esperados por los directivos de la compañía. En ocasiones, una inversión demasiado ostentosa puede resultar contraproducente.
En la mayoría de casos, con una buena dosis de creatividad es posible planificar eventos diferentes, incluso, más sencillos pero mucho más eficaces.

8 Olvidar el Plan B

Una cuestión determinante consiste en el hecho de que un evento es un acto de comunicación llevado a cabo en directo, lo cual hace que el tiempo de resolución de imprevistos sea mínimo. Es mejor tener un plan “B” en lugar de intentar idearse uno sobre la marcha cuando se enfrenta un tema que puede afectar negativamente el evento.
Para evitar los imprevistos durante la ejecución del evento, los expertos recomiendan, por ejemplo, prever elementos, lugares y personal de sustitución, lo cual facilitará dar una respuesta inmediata ante cualquier eventualidad.

9 No Dejar al “número 1” a cargo del lanzamiento 

La persona apropiada para tener la responsabilidad primaria del proceso del lanzamiento es el Gerente de Producto y no el personal ejecutivo, quienes tienen múltiples responsabilidades y tareas en las cuales se puede perjudicar la estrategia.
El Gerente de Producto debe de ser informado de manera que pueda tomar decisiones; mientras que la iniciativa del liderazgo, del día a día, debe provenir de aquellos quienes están enfocados en hacer del lanzamiento un éxito.

10 Omitir la elaboración y seguimiento de indicadores de gestión 

Algunas empresas consideran los eventos como un gasto y no tienen conciencia de la importancia de medir los resultados de estos. Cuando se realiza un evento se deben definir los indicadores de gestión para saber si los objetivos establecidos en la fase de planificación se cumplieron o no.